Fase III

Ejecución del Plan

Comité de Planeación

1. Formulación de ideas de proyectos para ejecutar el Plan Institcional 2006 - 2011.
2. Formulación preliminar de proyectos
3. Aprobación de Proyectos de la planeación institucional 2006-2011
4. Seguimiento y control
5. Indicadores Cuantitativos

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Implementar el plan 2006

Comite

Enfoque Direccionamiento Estratégico. Fase III: Implementar el Plan 2006

1. Formulación de ideas de proyectos para ejecutar el Plan Institcional 2006 - 2011.

La Jornada Intersemestral de Reflexión de julio de 2006 tuvo por objetivos revisar los 59 indicadores de la Planeación Institucional y producir ideas de proyecto que contribuyan a lograr los indicadores y metas propuestos.

Las siete unidades que componen la Universidad presentaron sus ideas de proyecto, producidas en las sesiones de trabajo particulares. Posteriormente el comité de planeación realiza la consolidación institucional de las ideas de proyecto, para cada una de las áreas estratégicas.

El documento de consolidación de ideas de proyecto, es el insumo fundamental para la formulación de los poryectos institucionales, a través de los cuales se realizará la ejecución del Plan Institucional 2006 - 2011.

Documentos Producidos:

• Memorias Jornada Intersemestral de Reflexión 2006.
• Listado básico de Indicadores.
• Listado detallado de Indicadores (Cobija).
• Caracterización de los Indicadores.
• Despliegue de la Planeación Institucional (Sábana). VSD
• Documento de trabajo de la Planeación Institucional 2006 - 2011.
• Instructivo para los coordinadores de grupos.
• Formato para el registro de ideas de proyectos.
• Presentación Jornada Intersemestral 2006
• Presentación Jornada Intersemestral 2006 - Parte 2a

2. Formulación preliminar de proyectos

El Consejo Directivo de la Seccional decidió, el 15 de agosto del 2006, que la manera de operacionalizar el plan institucional iba hacer a través de la formulación y realización de proyectos. Por lo tanto, asignó un responsable institucional, para cada uno de los temas que configuran el plan estratégico.

Los responsables institucionales son las autoridades personales de gobierno de la universidad, que les corresponden la dirección de las actividades académicas, administrativas y del medio universitario. Las mencionadas autoridades son el Rector, el Vicerrector Académico, el Vicerrector del Medio Universitario y el Director General Administrativo.

Los responsables institucionales seleccionaron 32 gerentes para los 54 proyectos aprobados, aplicando los siguientes criterios:

• Personas expertas en el tema que aborda el proyecto.

•  Funcionarios que desempeñan cargos vinculados con el tema del proyecto.

El Gerente de proyecto se encargó de la formulación, costeo y ejecución del mismo. El responsable institucional le corresponde velar por la orientación del proyecto y la aprobación del gasto en los rubros de viajes y nómina.

El 13 de septiembre de 2006 se realizó la reunión de inducción para la formulación de los proyectos, teniendo en cuenta dos componentes, el primero con información general y el segundo con la estimación de los costos por año y por tipo de recurso.

Documentos Producidos:

• Instructivo Coordinadores de Proyectos 
• Documentos de trabajo preliminares por área de desarrollo - febrero de 2007 
• Manual del Usuario Microsoft Project

3. Aprobación de proyectos de la Planeación Institucional 2006 – 2011

Los proyectos formulados se le presentaron al Consejo Directivo de la Seccional el 19 de enero de 2007. Se destacó, en ese momento, la utilidad del ejercicio de costeo, porque aportó una cifra indicativa del costo por área de desarrollo y el costo total del Plan Institucional 2006-2011. 

El Consejo Directivo considero que era fundamental realizar una revisión de los rubros de personal y otros, para dimensionarlos a las posibilidades que ofrece el presupuesto ordinario y las agendas de trabajo de toda la Comunidad Educativa. Se encargo a los responsables institucionales de liderar este trabajo, en conjunto con los gerentes de los proyectos y la oficina de Auditoria Interna. 

La revisión se realizó durante los meses de agosto y septiembre, el 17 de octubre se entregó el documento avalado por la Auditoria Interna, con la formulación oficial de los proyectos de la Planeación Institucional 2006-2011. El Rector comunica las directrices para ejecutar el gasto de los proyectos el 14 de febrero de 2008.

Se determina el siguiente procedimiento para la aprobación y ejecución del presupuesto de los proyectos de Plan Institucional 2006 - 2011:

1. El Gerente del proyecto debe tramitar el respectivo visto bueno, para el caso de viajes o de contratación de personal, ante su superior jerárquico, como por ejemplo los Decanos en las Facultades, o a los jefes de unidad en el Medio Universitario y en la parte administrativa, según corresponda.

2. El Gerente del proyecto entregará los documentos respectivos, que además contengan los vistos buenos mencionados, a la Asistente de Rectoría para la Planeación Institucional.

3. La Asistente de Rectoría antes mencionada, gestionará ante el respectivo responsable Institucional (Rector, Vicerrectores, Director General Administrativo según corresponda), la aprobación final.

Documentos Producidos:

• Formulación de Proyectos en Microsoft Project. Auditoria Septiembre 2007
• Documento de trabajo. Responsable Institucional: Rector
• Documento de trabajo. Responsable Institucional: Vicerrector Académico
• Documento de trabajo. Responsable Institucional: Vicerrector del Medio Universitario
• Documento de trabajo. Responsable Institucional: Director General Administrativo

 4. Seguimiento y control

 Con el fin de establecer como iba el proceso de ejecución, el 10 de mayo de 2008 se consultó a los gerentes de los proyectos, a los Decanos Académicos y a los Responsables Instituciones las siguientes preguntas:

•  ¿Cuál ha sido su aporte en la ejecución de los proyectos del Plan Institucional 2006-2011?
•  ¿Cuáles han sido los principales obstáculos que enfrenta la Universidad para hacer realidad lo planeado en el Plan Institucional 2006-2011?
•  ¿Qué relación percibe que existe entre las tareas cotidianas, lo formulado en el Plan Institucional 2006-2011 y las iniciativas puestas en marcha por parte de los Decanos, Vicerrectores y Rector?
•  Presente otros elementos que considere que es necesario tener en cuenta.

 Coincidieron en plantear la siguiente problemática:

• Fue un error marginar a los Decanos Académicos del proceso de ejecución de los proyectos de planeación.
• No existe la cultura de poner los indicadores para alinear, articular y monitorear las acciones cotidianas, el trabajo realizado en los proyectos y las nuevas iniciativas.
• Se requiere hacer una presupuestación integral para poder dimensionar los requerimientos tanto humanos, económicos y tecnológicos del día a día y su articulación con lo formulado en la planeación.

La conclusión que se produjo ante los conceptos de los gerentes de proyectos, los decanos académicos y los responsables institucionales es el enfrentamiento de la forma y los procedimientos aplicados para la realización del plan institucional y la estructura formal de la universidad.

En consecuencia el Consejo Directivo de la Seccional el 3 de julio de 2008 estableció que para superar la problemática detectada, se le diera un giro a la gestión del plan con el fin de:

• Garantizar que las autoridades de gobierno de la Seccional asuman el cumplimiento de las metas.
• Utilizar los procedimientos reglamentarios.
• Asignar los recursos necesarios a las dependencias institucionales de apoyo.

Documentos Producidos:

• Informe del Giro de la Ejecución del Plan Institcuional 2006 - 2011.
• Síntesis de respuestas a la entrevista colectiva por equipos de trabajo Septiembre 2010.
• Consolidado taller Evaluación Participativa Resultados plan 2006 -2011

5. Indicadores Cuantitativos

El compromiso institucional con la gestión de calidad y se expresó en el área de desarrollo “Efectividad de la Gestión Universitaria”. En el año 2006, los Consejos Académico, Administrativo y del Medio Universitario formularon los indicadores oficiales, apoyados por los expertos institucionales y las fuentes de los datos de las líneas de base que se tomaron.

Durante este proceso, se hizo evidente la necesidad de construir una forma de integrar la información cuantitativa institucional para superar:

• Falta de reglas claras para interpretar las cifras institucionales
• Múltiples definiciones
• Duplicación de información
• Inconsistencias
• Falta de credibilidad
• Imposibilidad de la trazabilidad de las cifras
• Información segmentada en diferentes sistemas informáticos

Por lo tanto, se formuló y ejecutó el proyecto institucional P 49 Fase I, denominado “Universidad en Cifras” con el fin de dar respuesta a la problemática identificada. Así, afinales del año 2007 y todo el año 2008, se realizaron las siguientes actividades:

• Formular las definiciones institucionales para estandarizar la información
• Crear los procesos informáticos para obtener la información de las bases de datos
• Identificar los responsables de la información
• Depurar la información de los diferentes sistemas informáticos
• Poner a disposición de los directivos la información de la Universidad.

Documentos Producidos:

• Universidad en Cifras. Fichas Técnicas Indicadores Cuantitativos Pontificia Universidad Javeriana Cali